加班費追溯時效五年？雇主應對勞資糾紛的法律策略

雇主注意！加班費追溯時效五年，您該如何應對？

身為雇主，當您收到員工提出的加班費追討通知時，想必心頭一緊。勞資糾紛不僅耗費時間與金錢，更可能影響企業聲譽。然而，面對這類問題，您並非束手無策。了解相關法律規定，特別是加班費的追溯時效與計算方式，是保護自身權益的第一步。

本文將從法律角度，為您詳細解析加班費糾紛的關鍵點，幫助您釐清責任、評估風險，並提供實用的應對策略。

一、加班費的「五年」追溯時效，您不能不知道！

許多雇主常誤以為勞工請求權的時效是十五年，但對於加班費這類按期給付的報酬，法律有特別規定。

根據 《民法》第126條：

「利息、紅利、租金、贍養費、退職金及其他一年或不及一年之定期給付債權，其各期給付請求權，因五年間不行使而消滅。」

這條文明確指出，加班費因其按月或按期給付的性質，被實務界認定為「不及一年之定期給付債權」。因此，勞工向雇主請求給付加班費的權利，其各期給付請求權的消滅時效為五年。這意味著，勞工通常只能追溯請求過去五年內的加班費。

時效如何起算？

《民法》第128條規定：「消滅時效，自請求權可行使時起算。」對於加班費而言，時效通常從雇主應發放該期工資（含加班費）的次月起算。舉例來說，若某月加班費應於次月5日發放，則該筆加班費的五年時效就從次月6日起算。

重點提醒： 五年時效是雇主重要的抗辯理由。若員工請求的加班費已超過五年，雇主可以主張時效抗辯，合法拒絕支付已逾時效的部分。

二、什麼是「工資」？加班費計算的基礎

加班費的計算基礎，是許多勞資糾紛的核心。雇主常以底薪計算，但法律對「工資」的定義遠比您想像的廣泛。

《勞動基準法》第2條第3款定義：

「工資：指勞工因工作而獲得之報酬；包括工資、薪金及按計時、計日、計月、計件以現金或實物等方式給付之獎金、津貼及其他任何名義之經常性給與均屬之。」

這代表，判斷一項給與是否為工資，主要看其是否具備「勞務對價性」及「給與經常性」。許多名目上的獎金或津貼（如全勤獎金、伙食津貼、職務津貼等），若符合這兩項要件，即使雇主聲稱其為恩惠性給與，仍會被法院認定為工資，必須納入加班費的計算基礎。

《勞動基準法》第24條進一步規範了加班費的加給標準：

「雇主延長勞工工作時間者，其延長工作時間之工資，依下列標準加給：一、延長工作時間在二小時以內者，按平日每小時工資額加給三分之一以上。二、再延長工作時間在二小時以內者，按平日每小時工資額加給三分之二以上。三、依第三十二條第四項規定，延長工作時間者，按平日每小時工資額加倍發給。雇主使勞工於第三十六條所定休息日工作，工作時間在二小時以內者，其工資按平日每小時工資額另再加給一又三分之一以上；工作二小時後再繼續工作者，按平日每小時工資額另再加給一又三分之二以上。」

這條文是強制規定，勞雇雙方不得約定低於此標準。即便您與員工有約定，若低於法定標準，該約定也無效。

三、出勤紀錄的推定效力與證據保全

在加班費糾紛中，出勤紀錄是關鍵證據。 《勞動事件法》第38條賦予出勤紀錄強大的推定效力：

「出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。」

這表示，只要員工提出出勤紀錄（如打卡紀錄），法律就推定員工在該時間內是經您同意並執行職務。此時，若您要反駁，就必須負擔更高的舉證責任，證明員工並未加班，或該時段並非執行職務。因此，雇主依法置備並保存勞工出勤紀錄至少五年，且應記載至分鐘為止，是極為重要的風險管理措施。

四、實務案例解析：雇主應從中學習的教訓

讓我們看看兩個實際的法院案例，了解這些法律規定如何在實務中應用：

案例一：客運公司的加班費爭議

某客運公司曾因司機主張公司以低於勞保投保薪資的底薪計算加班費，導致短付加班費而被告上法院。公司抗辯已按月核發，且部分請求已逾五年時效。

法院判決結果： 法院認定加班費屬於「不及一年之每月定期給付之債權」，因此依《民法》第126條規定，已逾五年的請求權確實消滅。但同時，法院也強調加班費的計算應以《勞動基準法》第2條第3款所定義的工資為基準，包含各種經常性給與。即使公司已按月發薪，且員工長期未提出異議，也不構成默示和解或放棄權利，公司仍需依法補足五年內短付的加班費。

給雇主的啟示： 即使員工長期未有異議，也不代表您的計算方式就一定合法。定期檢視薪資結構，確保加班費計算基礎符合勞基法，並妥善主張五年時效抗辯，是保護自身的重要策略。

案例二：經理級員工的加班費訴求

另一家公司面對一位經理級員工的加班費訴求，公司主張該員工未事先申請加班，因此不應給付。然而，員工除了提出打卡紀錄，還提供了電子郵件和通訊軟體對話紀錄，證明其在下班時間後仍持續處理公務。

法院判決結果： 法院再次確認加班費請求權時效為五年，因此部分請求已罹於時效。但針對未逾時效的部分，法院引用《勞動事件法》第38條，推定出勤紀錄記載時間內勞工經雇主同意執行職務。同時，法院也將電子郵件、通訊軟體對話紀錄等認定為證明加班事實的有效證據，並判決公司需支付部分加班費。

給雇主的啟示： 出勤紀錄的完整性與準確性至關重要。同時，日常的電子郵件、通訊軟體溝通也可能成為加班證據。建立明確的加班申請與審核制度，並妥善管理這些數位紀錄，可以有效降低爭議風險。

五、雇主應對加班糾紛的實務建議

面對加班費糾紛，主動且正確的應對至關重要：

• 立即檢視時效： 收到請求後，第一時間確認員工請求的加班期間是否已逾五年時效。對於已逾時效的部分，您有權主張時效抗辯。
• 盤點薪資結構： 仔細審視公司薪資結構中所有給與項目，確認哪些屬於「經常性給與」，應納入平日每小時工資額的計算基礎。若有不符，應盡快調整。
• 完善出勤紀錄： 確保所有員工的出勤紀錄皆依法置備、保存至少五年，且精確至分鐘。這是您在訴訟中反駁加班事實的關鍵。
• 蒐集反證： 若您認為員工並無加班，或加班時間與其主張不符，應積極蒐集相關證據，例如：工作排程表、監視器畫面、其他員工證詞、工作任務分配紀錄、員工未依規定申請加班的證明等，以反駁員工的加班主張。
• 內部溝通與制度建立： 建立明確的加班申請、審核及核薪制度，並確保所有員工都清楚了解。透明的制度有助於減少爭議。

結論

加班費糾紛對雇主而言是一大挑戰，但絕非無解。透過深入了解加班費的五年追溯時效、工資的實質認定原則，以及《勞動事件法》對出勤紀錄的推定效力，您將能更有效地評估自身風險，並採取積極的應對措施。完善的紀錄管理、合法的薪資計算與透明的勞資溝通，是您在勞資爭議中立於不敗之地的關鍵。