加班費糾紛找上門？雇主必懂的責任制與出勤紀錄自保術

加班費糾紛找上門？雇主必懂的責任制與出勤紀錄自保術

當您收到勞工局的調解通知，或是法院的傳票，發現自己成為加班費糾紛的「被告」時，想必心情相當複雜。許多雇主常認為自己已經盡力，甚至與員工約定「責任制」或「薪資內含加班費」，為何還會惹上麻煩？別擔心，律點通將帶您一步步解析台灣勞動法令的關鍵，幫助您釐清責任、理解風險，並提供實用的應對策略。

一、釐清加班費爭議核心：勞基法是最低標準！

首先，您必須了解一個核心原則： 《勞動基準法》是保障勞工權益的最低標準。任何勞雇之間的約定，只要低於勞基法所定的標準，該約定就會被認定無效。這意味著，即使您與員工有口頭或書面約定，但如果內容違反勞基法，法院仍會以勞基法為準。

1. 工資的認定：哪些錢算在加班費計算基礎？

《勞動基準法》第2條第3款對「工資」有明確定義：

《勞動基準法》第2條第3款：「本法用詞，定義如下：…三、工資：指勞工因工作而獲得之報酬；包括工資、薪金及按計時、計日、計月、計件以現金或實物等方式給付之獎金、津貼及其他任何名義之經常性給與均屬之。」

白話來說，只要是員工因為提供勞務而獲得，且是「經常性」發放的報酬，無論名稱為何，都可能被認定為工資，進而納入加班費的計算基礎。例如，有些公司會將「福利金」固定每月發放，如果這筆錢不隨員工花費變動，就可能被視為工資。

2. 加班的認定：員工沒申請也算加班嗎？

許多雇主認為，只要員工沒有按照公司規定提出加班申請，就不算加班。然而，實務上法院的認定並非如此。若勞工在正常工作時間外，基於雇主明示或可得推知之意思提供勞務，或雇主明知或可得而知勞工在其指揮監督下的工作場所延長工作時間提供勞務，卻未制止或為反對之意思而予以受領，則應認為勞動契約雙方當事人已就延長工時達成合致的意思表示，雇主即負有給付加班費的義務。這段話的意思是，即使員工沒有正式申請，但如果雇主「知道」或「應該知道」員工有超時工作，卻沒有制止，甚至「接受」了這些超時勞務，那麼就等同於默許加班，雇主仍有支付加班費的義務。公司內部的加班申請制度，並不能完全免除雇主的責任。

3. 加班費的計算標準：一分一秒都不能少

《勞動基準法》第24條明確規範了加班費的計算標準，這是強制性的最低標準：

《勞動基準法》第24條：「雇主延長勞工工作時間者，應依下列標準加給工資： 一、延長工作時間在二小時以內者，按平日每小時工資額加給三分之一以上。 二、再延長工作時間在二小時以內者，按平日每小時工資額加給三分之二以上。 三、雇主使勞工於休息日工作，工作時間在二小時以內者，其工資按平日每小時工資額另再加給一又三分之一以上；工作二小時後再繼續工作者，按平日每小時工資額另再加給一又三分之二以上。」

這表示，加班費的計算有明確的倍率，不能隨意打折或以其他名義替代。

二、責任制迷思：不是說了算，要「核備」才有效！

許多雇主認為，只要跟員工約定「責任制」，就可以不用支付加班費。這個觀念是錯誤的！ 責任制在台灣有非常嚴格的適用條件和程序。

1. 責任制的適用要件

《勞動基準法》第84條之1規定了責任制的適用條件：

《勞動基準法》第84條之1：「經中央主管機關核定公告之下列工作者，得由勞雇雙方另行約定，不受第三十條、第三十二條、第三十六條、第三十七條、第四十九條規定之限制，並報請當地主管機關核備： 一、監督、管理人員或責任制專業人員。 二、監視性或間歇性工作。 三、其他性質特殊之工作。」

這條文有幾個關鍵點：

• 特定工作者：只有經中央主管機關核定公告的特定職位（如高階主管、專業技術人員、保全等）才能適用。
• 另行約定：勞雇雙方必須書面約定工作時間、例假、休假等。
• 報請當地主管機關核備：這是最重要且最常被忽略的環節！沒有經過當地勞工主管機關的核備，即使雙方約定責任制，該約定在法律上也是無效的。

2. 實務案例：未經核備的責任制，加班費照算！

我們來看兩個常見的實務案例，幫助您理解「責任制」的誤區：

案例一：麵包師傅的加班費爭議

某烘焙坊的麵包師傅小李，後升任幹部。老闆認為幹部是責任制，且小李未依公司規定申請加班，所以沒有額外支付加班費。但小李主張每天提早報到、延後下班，實際工作時間遠超約定工時，向法院提告要求加班費。

法院審理後認為：老闆未能提出該職位經主管機關核備的證明，因此小李不適用責任制。即使小李沒有申請加班，但由於其職務性質確實需要超時完成，且老闆對此知情卻未制止，認定小李有實質加班事實。最終，法院判決老闆應支付小李加班費。這個案例告訴我們，責任制不是雇主說了算，必須經過核備，且公司內部規定不能凌駕於勞基法對實質加班的認定。

案例二：保全組長的加班費追討

某保全公司與保全組長張先生約定月薪並聲稱適用責任制。張先生離職後，認為公司未依法給付加班費，提起訴訟。

法院再次強調，勞雇雙方縱使約定責任制，但若未報請當地主管機關核備，該約定即不具排除《勞動基準法》工時規定的效力。因此，保全公司仍需依《勞動基準法》第24條規定，計算並補足張先生的加班費。

三、雇主自保關鍵：出勤紀錄與薪資結構

面對加班費糾紛，雇主有兩大自保關鍵：

1. 完善的出勤紀錄：精確記載，證據說話

《勞動基準法》第30條第5項、第6項規定：

《勞動基準法》第30條第5項：「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。」 《勞動基準法》第30條第6項：「前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕。」

出勤紀錄是證明勞工實際工時的最重要證據。如果雇主無法提出完整且精確的出勤紀錄，根據《勞動事件法》第38條，法院可能會直接推定勞工主張的加班時間為真實，對雇主非常不利。因此，務必將出勤紀錄保存五年，並詳實記載至分鐘。

2. 明確的薪資結構：避免「統包式」薪資陷阱

許多雇主會將月薪約定為「已包含加班費」，俗稱「統包式」薪資。然而，這種做法在實務上極具風險。法院普遍認為，勞基法關於加班費的規定是強制最低標準，如果您的統包式薪資沒有依照勞基法第24條等規定，明確區分正常工資與加班費，並確保加班費已達法定標準，那麼該約定可能被認定無效，您仍需補足差額。

四、雇主應對加班糾紛的實用建議

1. 檢視責任制適用性：立即確認您公司內所有聲稱適用「責任制」的職位，是否都已符合勞基法第84條之1規定，並報請當地主管機關核備。若無，請立即補正或恢復一般工時規定。
2. 建立完善出勤紀錄制度：確保所有員工的出勤紀錄都能逐日記載至分鐘，並至少保存五年。打卡鐘、臉部辨識、簽到退表或數位系統皆可，但務必確保其真實性與完整性。
3. 主動管理加班情況：即使有加班申請制度，雇主仍應主動關心員工工作狀況。若發現員工有超時工作之事實，應主動核實並支付加班費，或要求員工停止超時工作。
4. 透明化薪資結構：將薪資項目拆分清楚，明確區分基本工資、各項津貼、獎金與加班費。若有加班費，應清楚列明計算方式與金額，避免模糊不清的「統包」模式。
5. 定期檢視勞動契約：確保勞動契約的內容符合最新勞動法令，特別是工時、工資、休假等條款。

結論：合規經營，才是最佳自保之道

面對加班費糾紛，雇主無需過度恐慌，但務必正視問題。理解勞動法令的最低標準、正確適用責任制、完善出勤紀錄，並建立透明的薪資結構，不僅能有效降低法律風險，更能建立良好的勞資關係。合規經營，才是企業永續發展的最佳自保之道。