離職員工帶走機密？人資主管必知營業秘密防護網

離職員工帶走機密？人資主管必知營業秘密防護網

在競爭激烈的商業環境中，企業的核心技術、客戶名單、成本結構等「營業秘密」，往往是維持競爭優勢的關鍵。然而，當員工離職時，這些寶貴的資訊卻可能面臨外洩的風險。作為人資主管，您是否曾為此感到頭痛？不確定如何界定營業秘密？又該如何在員工離職後有效追訴可能的侵害行為？

別擔心！「律點通」將為您解析台灣相關法律規定，並提供實用建議，幫助您築起滴水不漏的企業機密防護網。

營業秘密是什麼？法律怎麼定義？

首先，我們必須了解，什麼樣的資訊才能被法律認定為「營業秘密」？根據《營業秘密法》第2條，營業秘密必須同時符合以下三個要件：

《營業秘密法》第2條：「本法所稱營業秘密，係指方法、技術、製程、配方、程式、設計或其他可用於生產、銷售或經營之資訊，而符合左列要件者：一、非一般涉及該類資訊之人所知者。二、因其秘密性而具有實際或潛在之經濟價值者。三、所有人已採取合理之保密措施者。」

簡單來說，就是：

1. 秘密性：這項資訊不是外界普遍知道或輕易能取得的（例如客戶名單若經過篩選整理，而非公開資訊，就可能具備秘密性）。
2. 經濟性：這項資訊因為它的秘密性，能為公司帶來實際或潛在的經濟效益或競爭優勢。
3. 合理保密措施：公司有積極採取行動來保護這項資訊，讓員工知道這是機密（例如簽署保密協議、文件標示機密、設定電腦權限等）。

這三個要件缺一不可。如果您的公司沒有明確界定並採取適當的保密措施，即使資訊再寶貴，也可能無法受到《營業秘密法》的保護。

法律如何保護營業秘密？

當營業秘密遭到侵害時，企業可以透過民事或刑事途徑來追究責任：

• 民事責任：依據《營業秘密法》第12條第1項，因故意或過失不法侵害他人營業秘密者，需負損害賠償責任。請求權時效則依同法第12條第2項規定，為知悉行為及賠償義務人時起2年，或自行為時起10年。
• 刑事責任：若員工意圖為自己或第三人不法利益，或損害公司利益，而有竊取、重製、洩漏等行為，依《營業秘密法》第13條之1第1項，最高可處五年以下有期徒刑，併科高額罰金。此類刑事責任依同法第13條之3第1項規定，屬於告訴乃論之罪。
• 其他法律：即使不構成營業秘密，員工若違反保密契約或忠實義務，仍可能觸犯《民法》侵權行為（第184條），或《刑法》洩漏工商秘密罪（第317條）、無故取得電磁紀錄罪（第359條）等。

真實案例，給人資的警示

案例一：未經授權重製機密，刑事責任難逃

某科技公司前總經理特助，在離職前將公司重要的建廠、設備、成本參數等機密資料，未經授權重製並寄送到私人信箱，甚至列印大量生產技術資料。公司發現後，對其提起刑事訴訟。法院最終認定，儘管該員工有權接觸這些資料，但其未經授權重製並寄送至私人信箱的行為，已逾越授權範圍，且修改檔名規避公司管控，構成《營業秘密法》第13條之1第1項第2款的「未經授權或逾越授權範圍而重製」罪，判處有期徒刑。

律點通提醒：這個案例告訴我們，即使員工只是將機密資料「帶走」或「重製」到個人裝置，尚未實際「使用」或「洩漏」，只要公司能證明其行為未經授權且逾越職務範圍，就可能構成刑事犯罪。

案例二：保密措施不足，追訴難度大增

另一家科技公司主張其前員工擅自下載公司機密資料，離職後成立新公司搶單，侵害其營業秘密。然而，法院審理後發現，該公司雖然有門禁管制和保密協議，但其資訊系統（例如IP-guard系統）僅能記錄員工的複製行為，卻無法有效阻止資料被複製或下載。此外，員工下載資料的行為並未逾越公司原先設定的權限，也沒有證據顯示員工有以「不正當方法」破解管制措施。最終，法院認定公司未能證明已採取「合理且有效」的保密措施，也無法證明員工有實際使用或洩漏營業秘密的行為，因此駁回了公司的請求。

律點通提醒：這個案例凸顯了「合理保密措施」的重要性。光有保密協議是不夠的，公司必須有實質的、能有效防堵機密外洩的系統與管理制度，才能在訴訟中站穩腳跟。

人資主管可以怎麼做？築起企業機密防護網

保護營業秘密，人資部門扮演著關鍵角色。以下是您可以立即採取的行動：

1. 建立完善的「事前預防」機制

• 明確界定與標示：與各部門主管協作，清楚定義哪些資訊是營業秘密，並在文件或電子檔案上明確標示「機密」、「限閱」等字樣。避免所有文件都標示機密，反而失去意義。
• 簽訂嚴謹合約：在聘僱契約中，務必加入詳細的保密條款，明確約定保密義務的範圍、期間（不因離職而終止），並告知違反的法律後果。
• 分級授權與控管：根據職務需求，設定員工對機密資訊的存取權限，並定期審查。例如，使用防火牆、加密、限制外部網路存取、禁止複製或下載等技術手段。
• 定期教育訓練：定期對全體員工進行營業秘密保護意識及相關規定的教育訓練，讓每位員工都了解其保密義務和責任。

2. 強化「離職管理」程序

• 離職面談與提醒：在員工提出離職後，立即進行離職面談，再次提醒其保密義務，並確認已了解相關規定。最好能有書面紀錄或會議記錄留存。
• 清點與歸還：要求離職員工簽署離職文件，確認已歸還或銷毀所有公司配發的設備、紙本文件、電子檔案（包含個人電腦、隨身碟、雲端空間等），並列出詳細清單。
• 資訊權限收回：立即停用離職員工的所有資訊系統帳號及存取權限。同時，對其使用的電腦、信箱、通訊紀錄、門禁進出紀錄、資料下載紀錄等進行數位鑑識與備份，保留關鍵數位證據。
• 競業禁止（若有）：若有簽訂競業禁止條款，應再次確認其有效性及補償機制，並告知員工相關權利義務。

3. 及時「事後追訴」的準備

• 證據蒐集：若發現員工有侵害營業秘密的疑慮，應立即蒐集所有可能的證據，包括電子郵件往來、電腦使用紀錄、資料下載紀錄、門禁紀錄、監視器畫面等數位足跡。越早行動，證據越完整。
• 法律諮詢：在發現問題的第一時間，尋求專業律師的協助，評估案情，並規劃後續的法律追訴策略。專業的法律意見能幫助您做出最有利的判斷。

結論：預防勝於治療

保護企業的營業秘密是一場持久戰，人資主管的角色至關重要。透過建立完善的事前預防機制、嚴謹的離職管理程序，並隨時準備好事後追訴的證據，您就能有效降低營業秘密外洩的風險，為企業的核心競爭力築起一道堅實的防線。記住，預防永遠比事後補救來得更有效、更省力！