員工保證書只保3年？貿易商必知人事保證的法律陷阱與最新解方

員工保證書只保3年？貿易商必知人事保證的法律陷阱與最新解方

您的「員工保證書」真的有效嗎？

對於需要高度信任和專業技能的貿易業務，無論是採購、報關還是倉儲管理，員工的誠信與專業度都至關重要。許多貿易商會要求新進員工提供「保證人」簽署保證書，以防範未來可能發生的侵占或重大疏失。

然而，您簽收的這份保證書，很可能因為《民法》的強制規定，在您最需要它時早已失效！這就是法律上「人事保證」與「一般保證」的巨大差異。身為精明的貿易商，您必須了解這兩種保證的界線，才能確保自身的權益。

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一、 搞懂兩種保證：人事保證 vs. 一般保證

在法律上，並非所有擔保員工責任的契約都叫「人事保證」。區分它們的性質，是保障求償權的關鍵：

1. 人事保證：擔保未來的不確定風險

根據《民法》的定義，人事保證是專門用來擔保受僱人「將來因職務上之行為」而應對僱用人負的損害賠償責任。簡單來說，它保障的是員工在工作期間可能發生的「侵占公款」、「盜竊貨物」或「重大過失」等不確定的侵權行為。

《民法》第756條之1：「稱人事保證者，謂當事人約定，一方於他方之受僱人將來因職務上之行為而應對他方為損害賠償時，由其代負賠償責任之契約。前項契約，應以書面為之。」

請注意，人事保證必須以書面為之，口頭約定無效。

2. 一般保證：擔保特定的契約債務

如果您的保證書是用來擔保員工「不履行特定契約義務」所產生的債務，例如員工向公司借款、或是違反最低服務年限必須賠償的訓練費用，這就屬於一般保證。一般保證適用《民法》第739條，不受人事保證的嚴格限制。

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二、 人事保證的「三大強制限制」：3年效期是最大陷阱

當您的契約被認定為人事保證時，法律會基於保護保證人的立場，給予嚴苛的限制。其中，最讓雇主措手不及的就是「期間限制」：

1. 期間強制限制：最長不得逾三年

這是強制規定，即使您在契約上寫了五年或十年，法律都會直接縮短為三年。若未約定期間，有效期間也僅有三年。

《民法》第756條之3：「人事保證約定之期間，不得逾三年。逾三年者，縮短為三年。前項期間，當事人得更新之。人事保證未定期間者，自成立之日起有效期間為三年。」

實務建議： 如果您希望保證持續有效，必須每三年與保證人簽署書面更新契約，否則保證將自動失效。

2. 責任補充性：先向員工追償

人事保證具有補充性。《民法》第756條之2規定，保證人僅以「僱用人不能依他項方法受賠償者為限」，才負其責任。這表示您必須先證明已盡力向員工本人追償或採取其他措施仍無法獲得賠償後，才能轉向保證人求償。

3. 賠償上限：原則上以當年報酬總額為限

除非契約另有約定，否則保證人負擔的賠償金額，原則上不能超過受僱人「當年可得報酬之總額」。貿易商若要確保能求償實際損失，必須在契約中明確約定排除此上限。

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三、 實務大解密：最低服務年限違約金，到底算哪種保證？

對於貿易商來說，如果公司投入大量資源培訓專業人才（例如：進階報關、國際法規認證），最怕的就是員工學成後立即離職。

舊爭議：三年限制曾讓雇主求償無門

在過去的實務見解中，法院曾將員工提前離職所生的訓練費用賠償，認定為人事保證，導致即使約定十年服務年限，保證契約仍受三年期間限制而失效，讓雇主求償無門。

最新定論：最高法院確立為「一般保證」

最高法院已於108年度第4次民事庭會議作出決議，統一了實務見解：

此類擔保最低服務年限違約金的保證，屬於擔保特定債務不履行的一般保證。這項定論極為重要，它確認了擔保訓練費用的保證不受人事保證三年期間的強制限制，使雇主能更有效地追償訓練成本。

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四、 貿易商的實戰操作指引：雙軌保證策略

為了最大化您的法律保障，請務必將一份保證書拆解為兩份契約，或在同一份契約中明確區分擔保範圍：

契約類型	擔保範圍 (職務行為)	法律限制	貿易商應對策略
人事保證	侵占、盜竊、職務上過失 (不確定風險)	3年效期限制、賠償上限、補充性	每三年書面更新；契約約定排除賠償上限。
一般保證	訓練費用、違約金、借款 (特定契約債務)	無期間限制	建議約定為「連帶保證」，排除保證人的先訴抗辯權，並明確排除《民法》人事保證條文之適用。

法律提醒： 僱用人若知悉受僱人有發生保證責任之虞時，應即時通知保證人，否則法院得減輕或免除保證人責任。《民法》第756條之5有相關的通知義務規範。

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五、 結論：讓您的保證書真正發揮作用

人事保證契約雖能提供初步保障，但其嚴苛的法律限制（特別是三年效期）是貿易商在管理風險時必須警惕的陷阱。透過正確區分人事保證與一般保證，並針對訓練費用採用一般保證，您才能真正將法律保障落實到位，讓企業經營更加穩健。